איך כותבים מכתב תודה?

את מאמר ההדרכה הזה כתבתי במיוחד לבקשת צחי יוסטר,
שפנה אליי וביקש לדעת כיצד כותבים מכתב תודה לאנשים שטיפלו במסירות באימו.
אני מעלה זאת כאן, כדי לאפשר גם לכם להפיק מכך תועלת.
מאחלת לכולם שתמיד נודה על הטוב.
איך כותבים מכתב תודה?
  • מכתב הוא סוג של שיחה כתובה, בין המוען (כותב המכתב) לנמען (מקבל המכתב)
  • בעיקרון ישנם שני סוגי מכתבים: מכתב אישי ומכתב רשמי.
  • מכתב אישי הוא מכתב הנכתב בין שני אנשים המכירים זה את זה היכרות אישית.
  • מכתב רשמי הוא מכתב הנכתב אל אדם שאין לנו איתו היכרות אישית.
    אדם זה יכול להיות בעל תפקיד מסוים בארגון.

    חשוב לציין, שגם במכתב רשמי ניתן לפנות אל הנמען בנימה אישית,
    אך זה עדיין מוגדר כמכתב רשמי

מבנה וסדר החלקים הקבועים בכל מכתב תודה
  • כותרת המכתב
    • במכתב אישי:
      הפנייה לנמען היא בשמו הפרטי, אפשרי ללא שם משפחה,
      ללא צורך באזכור תפקידו.
      אפשר לפנות אליו בשם החיבה שלו או בכינוי המוכר שלו. (שלום יוסי)
    • במכתב רשמי:
      הפנייה לנמען היא בשמו המלא, ובאזכור של תפקידו בארגון.
      (לכבוד יוסי ישראלי, מנהל מחלקת….)
  • הצגה עצמית ומטרת המכתב
  • תיאור המקרה והרקע המקדים
  • תיאור ההתנהלות והתפקוד של האדם המטפל
  • תיאור התוצאות ו/או מצב המטופל כיום (לא חובה)
  • התודה האישית שלך
  • איחולים למטפל/מקבל המכתב
  • חתימה
    במכתב אישי ניתן לחתום רק בשם הפרטי שלך,
    תוך ציון ברכה אישית (באהבה, מתגעגע וכדומה).

    במכתב רשמי: לחתום בשם המלא, ולציין תפקיד או הקשר.

 

דוגמת מכתב תודה לגורם שטיפל באימא במסירות
(כותרת המכתב)
לכבוד
ישראל ישראלי
מטפל מוסמך ב…
(הצגה עצמית ומטרת המכתב)
שמי צחי, ואני רוצה להודות לך על הטיפול המסור באימי, (שם האם)

(תיאור המקרה והרקע המקדים) 
בחודש אוקטובר, הבאתי את אמא שלי אליך לטיפול עקב בעיות…..
אימא הגיעה כשהיא סובלת מ….. ומצבה לא איפשר לה….

(תיאור ההתנהלות והתפקוד של האדם המטפל)
אתה קיבלת אותה ללא שהות, הקשבת, הרגעת, הנחית אותנו לגבי מהות הטיפולים,
היית קשוב ואמפטי וגילית סובלנות רבה לקשיים שלנו.
הטיפול שלך היה מקצועי ויחד עם זאת רגיש מאוד…..
(לכתוב את זה תמציתי, מבלי להיכנס לפירוט יתר של כל חודשי הטיפול.
מה שחשוב כאן הוא לציין את התנהלות המטפל לאורך הטיפול)

(תיאור התוצאות ו/או מצב המטופל כיום – לא חובה)
כיום, לאחר שלושה חודשי טיפול, אימא מסוגלת כבר…היא מרגישה….

(גם אם אין הטבה, אפשר לציין זאת):
אמנם אימא עדיין לא יכולה לעשות….אבל הטיפול המסור שלך ראוי לציון.

(התודה האישית שלך)
אני מודה לך מקרב לב בשמי ובשם בני משפחתי
על הטיפול, הזמינות, ההקשבה, הנכונות לסייע….

(איחולים למטפל/מקבל המכתב)
אני מאחל לך כי תמשיך להעניק מיכולותיך ומכישוריך,
באותה הנדיבות שהענקת לנו, לכל אלו הזקוקים לכך.

(חתימה)
בברכה ובהוקרה גדולה,
צחי, בשם (שם האימא) וכל משפחת…

 

 

דוגמת מכתב תודה אישי לחבר שתמך בך 
כאן לא צריך להיות פורמאלי, רק לדבר מהלב.
תצאו מנקודת הנחה שהחבר מכיר את פרטי המקרה (הרי הוא תמך ותומך בכם כחבר)
ולכן אין צורך לציין בצורה רשמית את פרטי המקרה,
אלא רק להביע את תודתכם על תמיכתו.
כתבו את אשר על ליבכם.
מה שחשוב הוא מה הלב כותב, לא מה היד כותבת.
דוגמא לניסוח, ואתם מוזמנים להכניס את הנתונים הנכונים
שלום יוסי,
אני רוצה להודות לך על התמיכה הגדולה שאתה נותן לי בימים קשים אלו.
הגעתי אליך נסער כולי, ואני מעריך את זה שלמרות עיסוקך הרבים,
(עם העסק החדש, עם ארבעה ילדים וכדומה)
מצאת זמן לעמוד לצידי ככל הנדרש.
תמיד הערכתי אותך, אבל ברגעי האמת, מרגש לגלות עד כמה הנתינה שלך היא עצומה.

(אפשר לפרט דוגמאות קטנות המעידות על התמיכה של החבר):
תודה שקפצת אליי אחרי יום עבודה מפרך רק כדי ללוות אותנו ל…
תודה על שהעמדת את המכונית שלך לרשותנו,
תודה על העוגות המדהימות שגליה אפתה עבורנו בימים הארוכים בבית החולים… וכדומה.

אני מודה לך על היותך חבר אמת, נדיב ברוח ובמעשה. אזכור זאת תמיד.
שלך באהבה ובהערכה עצומה
(שם כותב המכתב, אפשר רק שם פרטי)